Strona główna Oferta Zarządzanie obiegiem dokumentów

Zarządzanie obiegiem dokumentówZarządzanie obiegiem dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów to łatwy, szybki i bezpieczny sposób przepływu i udostępniania dokumentów w Twojej firmie. To także możliwość centralizacji i standaryzacji procesów wewnętrznych, a tym samym jeszcze większa efektywność operacyjna i automatyzacja działań Twojej firmy.

Rejestracja dokumentów
W Systemie Bizacle możesz zarejestrować dowolny dokument zarówno przychodzący, wychodzący jak i wewnętrzny. Jeżeli dokument ma formę papierową wystarczy, że zarejestrujesz w Systemie jego elektroniczny obraz (najczęściej skan). Podczas rejestracji System poprosi Cię o wprowadzenie charakterystyki dokumentu. Od tej chwili obieg dokumentu w Twojej firmie może odbywać się wyłącznie elektronicznie, a dokument papierowy może być złożony do archiwum.

Obieg dokumentów
Każdy dokument pojawiający się w Twojej firmie podlega zazwyczaj określonemu obiegowi. Proces obiegu możesz zdefiniować dla każdego typu dokumentu np. oferty, umowy czy faktury. Możesz określić kto, kiedy, w jakim celu i w jakim zakresie ma mieć dostęp do tego dokumentu. System we właściwym czasie będzie informował określone osoby o tym dokumencie oraz oczekiwanych działaniach, które powinny być podjęte (np. akceptacja). Każdy pracownik Twojej firmy, z zachowaniem obowiązującej polityki bezpieczeństwa, może z dowolnego miejsca w dowolnym czasie bardzo szybko dotrzeć do udostępnionych mu dokumentów i wykonać oczekiwane od niego działania.

Bezpieczeństwo
Obieg dokumentów przebiega z zachowaniem bardzo rygorystycznych reguł bezpieczeństwa. Zaawansowane mechanizmy autoryzacji zapewniają, że tylko uprawnione osoby mają dostęp do określonych dokumentów w określonym czasie i w ustalonym zakresie. Każdy dostęp do dokumentu jest odnotowywany, a historia działań wykonanych w odniesieniu do dokumentu w każdej chwili jest dostępna uprawnionemu użytkownikowi. W dowolnym momencie możesz śledzić stan wszystkich dokumentów, które pojawiły się w organizacji oraz nadzorować ich poprawny obieg.

Jesteś zainteresowany? Skontaktuj się z nami.